1 . إذا كان الهدف من الإتصال ان يرد العميل على مكالمتك ,لا تترك معلومات تسمح للعميل ان يتخذ قراره بعدم الرد عليك .إترك موعد او إجراء معين يشجع المتلقى على الرد على اتصالك . إبحث عن سبب يحث العميل على الاتصال بك.
2. اذكر رقم تليفونك مرتين .لإن العميل يجد سببا كافيا لعدم الإتصال بك اذا لم يكن الرقم واضحا .
3. لا تطلب من العميل ان يتصل بك فى ميعاد معين .هذا يعطيه العذر لعدم الرد على رسالتك .
4. لا تقول فى رسالتك إنك ستتصل مره اخرى . هذا سبب قوى للعميل ان يتجاهل رسالتك التى تركتها على تليفونه وكإنه فى انتظار مكالمتك الثانيه.
5. المكالمات التى تترك يوم الجمعه او الاجازات عاده لا يرد عليها لأن معظم رجال الأعمال تكون الأيام التاليه للاجازه مزدحمه بالعمل مما لا يمكنهم من الرد على الإتصالات وقد تنسى بعض هذه الرسائل و تهمل.
6. لا تترك الرسائل الصوتيه فى وقت متأخر من الليل لإن آله استقبال الرسائل تحدد الزمن وقد يشك العميل إنك لا تريد التحدث اليه.
7. الرساله الصوتيه هى أفضل وسيله لتعريف العميل أو اى شخص آخر بك .كن ودودا لكن بمهنيه وذلك بربط الرساله بشىء يثير إهتمام العميل او الشخص الذى تتصل به .المتلقى قد ينظر الى رسالتك الصوتيه على إنها مضعيه للوقت اذا لم يكن هناك غرض واضح فيها غير إنك تريد تقديم نفسك.

8. اذا كانت رسالتك الصوتيه تشمل عدة نقاط ,عليك توضيح ذلك فى بدايه الرساله حتى لا يوقفها المتلقى او يمسحها بعد نقطه او إثنتين معتبرا إنها إنتهت.
9. اذا لم تستطع إختصار رسالتك لا تقولها من الأصل . الرساله الصوتيه ليست لإلقاء الخطب او المقالات .ترك رساله طويله هو دعوة لإلغائها او الأنتقال للرساله التى بعدها دون إتمامها . طول الرساله الصوتيه لا يجب ان يتعدى من 8الى14 ثانيه فقط.
10. عندما تترك رقم تليفونك لا تترك معه بريدك الإليكترونى ايضا. هذا يجعل المتلقى يتخذ القرار بعدم الإتصال لأن معنى ذلك انه لا يفرق عندك مكالمته شخصيا ورساله اليكترونيه تكفى.
11. لا تذكر اسمك الأول فقط او اللقب فقط لأن هناك ملايين الأشخاص يحملون نفس الإسم او اللقب .يجب ان تترك اسمك كاملا وواضحا .
12. يمكنك ان تذكر شخص مشترك كوسيله لتعريف نفسك ولكن تأكد ان هذا الشخص له سمعه جيده ويتمتع بصوره ايجابيه لدى العميل.
المصدر : د. نبيهه جابر